Wat houdt HR Managers bezig in de volgende fase van de Coronapandemie?

Wie had een paar maanden geleden gedacht dat, nu de herfst aangebroken is, heel wat werknemers nog steeds van thuis uit werken?

'De weken waarin HR zich vooral bezighield met crisiscommunicatie en de overgang naar een thuiswerksituatie liggen ver achter ons, maar de impact van de Coronapandemie op de HR-afdeling is nog steeds heel zichtbaar.

Internationaal rekruteringskantoor Robert Walters bespreekt enkele van de uitdagingen waar HR-afdelingen voor staan, nu organisaties beseffen dat COVID-19 een langdurig effect zal hebben op de manier waarop we werken.

De overgang naar een semi-permanent personeelsbestand op afstand
Toen de eerste coronagevallen aan het licht kwamen, was de belangrijkste zorg van HR om iedereen met de juiste apparatuur aan het werk te krijgen thuis.

Het is opmerkelijk om te zien hoe snel de wereld gewend is geraakt aan de nieuwe status quo: 'werk' is door velen van ons niet meer gekoppeld aan een fysieke locatie.

Waar de schok van deze zeer snelle overgang de medewerkers misschien dichter bij elkaar heeft gebracht, vormt het bevorderen van samenhorigheid op lange termijn ook een nieuwe uitdaging.

Als u een HR-professional bent in een organisatie die noodgedwongen een aantal mensen moest laten gaan of in een sector die hard werd getroffen door de crisis, kunnen uw medewerkers zich zorgen maken over hun werkzekerheid.

Dit kan een ernstige impact hebben op hun vertrouwen in de organisatie en daaropvolgend op hun engagement en geestelijk welzijn. HR speelt een belangrijke rol in het bieden van transparante en overvloedige communicatie en zorgt voor zoveel mogelijk geruststelling in deze moeilijke tijden.

Het clusteren van medewerkers is een andere valkuil in een (gedeeltelijk) personeelsbestand op afstand. Nu gesprekken aan het koffie-apparaat niet meer tot onze dagelijkse routine behoren, bestaat het risico dat medewerkers enkel nog praten met de weinige collega's waar ze nauw mee samenwerken.

Bovendien is er de neiging om in online-meetings achter de feiten aan te lopen, waardoor er geen ruimte meer is voor de meer ongedwongen gesprekken die relaties helpen opbouwen.

Virtuele platforms en apps kunnen helpen om mensen samen te brengen. Bedrijfscommunicatieplatformen zoals Workplace en Yammer nodigen medewerkers uit om successen te delen, op een informele manier samen te werken en speciale momenten samen te vieren.

Met applicaties voor virtuele herkenning zoals Kudos en iAppreciate kunnen medewerkers elkaar een schouderklopje geven voor een succesvolle taak of project dat werd uitgevoerd.

Management begeleiden in de nieuwe manier van werken

Veel organisaties vreesden dat de overgang naar een personeelsbestand op afstand zou leiden tot een daling van het productiviteitsniveau, maar het tegendeel leek te blijken.

Uit een onderzoek van Robert Walters dat in mei van dit jaar werd uitgevoerd, blijkt dat 78% van de werkgevers tijdens de eerste weken van het werken op afstand een gelijke of verhoogde output van hun team zagen.

Het zou echter een vergissing zijn om achterover te leunen en te denken dat het een uitgemaakte zaak is om je werknemers productief en betrokken te houden. Op lange termijn hebben mensen echter meer structuur, positieve feedback en een andere managementstijl nodig om hen gelukkig en productief te houden.

Een personeelslid op afstand brengt nieuwe vragen met zich mee, zoals 'willen we vasthouden aan vaste werktijden, of zelfs aan een werkdag van 8 uur'?

HR dient het management te ondersteunen bij het leidinggeven aan het personeel op afstand. Ze kunnen regels en richtlijnen opstellen op bedrijfsniveau, met betrekking tot de manier waarop medewerkers van thuis uit moeten werken.

Uit een studie van Robert Walters blijkt dat 48% van de managers 'bestede uren' gebruikten als variabele om de productiviteit te meten.

HR kan zijn rol als business partner waarmaken door het management te helpen bij het definiëren van nieuwe manieren om succes te meten, zodat de managementstijl van de organisatie optimaal overeenstemt met de nieuwe manier van werken.'

Personeelsplanning

'Eenmaal de steun van de overheid afgelopen is, moeten organisaties wellicht opnieuw kijken naar de herverdeling van hun werklast.

De gevolgen van de pandemie hebben wellicht veel werklast naar de ene afdeling gebracht en een andere afdeling met te veel personeel achtergelaten. Open het gesprek door elke afdeling te vragen naar hun specifieke situatie.

Zijn er taken die tijdelijk kunnen worden uitbesteed aan een andere afdeling? Zijn er medewerkers die geïnteresseerd zijn om de crisis om te zetten in een nieuwe carrièrekans, door een permanente overstap te maken naar een andere rol binnen de organisatie?

Zoals alle HR-professionals wel weten, is het aan boord houden van een medewerker veel goedkoper dan het aantrekken van nieuwe medewerkers.

Dit is nog steeds het geval als het betekent dat u de tijd moet nemen om hen voor te bereiden voor een nieuwe functie, want u weet dat ze passen binnen de organisatie.

Als extra bonus demonstreert het eveneens dat u een geweldige werkgever bent wanneer u medewerkers bijschoolt en een nieuw carrièrepad aanbiedt, zelfs in moeilijke tijden.'

Voortdurende beleidsveranderingen

'Geen enkele andere afdeling beheert zo veel polissen als HR. En het lijkt erop dat geen van hen ontsnapt aan de veranderingen die corona heeft gebracht op de werkplek.

Het beleid voor het werken op kantoor, het op afstand rekruteren, ziekteverzuim, vakanties in het buitenland, zakenreizen en vergaderingen moeten voortdurend worden gemonitord en geëvalueerd.

Voeg daarbij de hulpprogramma's van de overheid waarmee u vertrouwd moet raken, en het papierwerk dat ermee gepaard gaat, en uw to do lijst lijkt oneindig.

Er is geen eenvoudige oplossing voor het beheer van deze werklast, maar één stap in de goede richting is het creëren van één eenvoudig toegangspunt waar medewerkers de meest recente informatie kunnen vinden. Zo zorgt u ervoor dat uw HR-afdeling geen onnodige tijd verliest aan het beantwoorden van dezelfde ad-hoc vragen van medewerkers.'

Paniekbeslissingen van het management

'Senior management heeft de ongelooflijk moeilijke taak om uw organisatie door de crisis te loodsen. HR kan optreden als de stem van de rede wanneer er een neiging is tot een al te drastische besluitvorming.

Zijn ontslagen, het bevriezen van de aanwervingen en veranderingen in de bonusstructuur echt nodig, of kunnen we het nog even volhouden voordat we deze maatregelen doorvoeren? Hoe kunnen we met elk van deze maatregelen omgaan op een manier die eerlijk is voor alle werknemers?

Als HR business partner is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het senior management alle beschikbare opties heeft onderzocht.

Ontslagen zijn niet alleen zwaar voor de direct betrokkenen, maar scheppen ook onzekerheid en schaden het moreel van al uw medewerkers.

Denk goed na over hoe u alle maatregelen die een negatieve invloed hebben op het vertrouwen en het welzijn van uw medewerkers kunt communiceren. Laat zien welke andere opties de organisatie heeft onderzocht om deze maatregelen te vermijden en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

Een personeelsbestand dat vertrouwen heeft in het beleid is samenhangend. Alle hoofden in één richting laten draaien is een van de grootste doelen die men als HR afdeling nastreeft.'